Politique de confidentialité

Le CIRDH-FV (ci-après « Nous ») fait de la protection des données personnelles une priorité.

Lors de votre visite du site <www.haptonomie.org> (ci-après le « Site ») et de votre utilisation du Site, Nous recueillons et traitons des données à caractère personnel concernant les visiteurs et adhérents au CIRDH-FV (ci-après « Vous »).

La présente Politique de données personnelles (ci-après la « Politique ») décrit vos droits en matière de protection des données, détaille le type de données personnelles collectées, la manière dont le CIRH-FV collecte, gère et traite vos données personnelles, en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »), et la loi n°78-17 dite « Informatique et Libertés ».

Qui est le responsable de traitement ?

Le responsable de traitement est le CIRDH-FV, association scientifique régie par la loi du 1^er juillet 1901, à but non lucratif, initialement déclarée le 13 août 1987 à la sous-préfecture de Céret, dont le numéro SIRET est le 341 643 765 000 33, et dont le siège social est situé au 9 bis Villa du Bel Air – 75012 PARIS.

Le CIRDH-FV est votre principal interlocuteur pour traiter toute demande relative à vos données à caractère personnel. Pour cela, Vous pouvez écrire au CIRDH-FV aux adresses indiquées à l’article “Point de contact en matière de données personnelles”.

Comment collectons-nous vos données ?

Nous collectons les données personnelles strictement nécessaires à la mise en œuvre de nos missions de formation et d’information (ci-après le « Service »). Ces données sont notamment collectées :

Lorsque le CIRDH-FV Vous crée un espace adhérent sur le Site ;
Lorsque le CIRDH-FV Vous crée un espace professionnel adhérent sur le Site ;
Lorsque Vous contactez le CIRDH-FV par courrier électronique ;
Lorsque vous complétez et nous transmettez tout document, papier ou électronique, dans le cadre de l’utilisation des Services ;
Lorsque Vous complétez et envoyez un formulaire de préinscription à une formation proposée par le CIRDH-FV ;
Lorsque Vous participez à des événements organisés par le CIRDH-FV tels que les formations et congrès.

Quelles données collectons-nous ?

Les données à caractère personnel sont des données permettant d’identifier un individu, directement ou par recoupement de données.

Le CIRDH-FV collecte les données qui relèvent des catégories suivantes :

Des données d’identification Vous concernant : civilité, nom, prénom, adresse personnelle, adresse électronique, numéro de téléphone, date de naissance, site internet, présentation biographique ;
Des données relatives à votre situation professionnelle: diplôme, profession, titre, secteur d’activité, mode d’exercice de l’activité, CV, lettre de motivation ;
Des données relatives à votre situation géographique : adresse postale professionnelle, code postal, ville, pays.
Des données de connexion à votre espace adhérent.

Les données obligatoires pour la fourniture du Service sont indiquées lorsque vous fournissez vos données au CIRDH-FV. Elles sont signalées par un astérisque et sont nécessaires pour la fourniture de ces Services.

Pour ce qui est de l’espace adhérent, pour les adhérents présents sur les listes ou annuaire professionnel, l’adresse professionnelle complète est nécessaire pour être référencé sur la carte interactive.

Pour quelles finalités, pour quelle durée, et sur quelles bases légales conservons-nous vos données personnelles ?

Les traitements de vos données personnelles mis en œuvre par le CIRDH-FV présentent les caractéristiques suivantes :

Finalité du traitement	Base légale du traitement	Durée de conservation des données
Gérer notre relation avec Vous, incluant la gestion de toute demande d’information, toutes réponses aux demandes de contact que Vous nous adressez par courrier électronique.	Exécution des mesures précontractuelles, prises à votre demande	Aucune donnée n’est conservée par le CIRDH-FV.
Gérer votre préinscription aux formations du CIRDH-FV, et notamment l’analyse de votre candidature, votre éligibilité aux formations, vous notifier l’inscription définitive, vous informer des modalités de la formation.	Exécution des mesures précontractuelles, prises à votre demande	Les données personnelles sont conservées pendant toute la relation précontractuelle, et sont supprimées au plus tard au démarrage de la formation citée.
Communiquer et gérer votre inscription et parcours de formation complet au CIRDH-FV	Exécution d’un contrat que vous avez souscrit Obligation légales et réglementaires du CIRDH-FV	Les données personnelles sont conservées pendant toute la relation contractuelle, puis archivées pour une durée de 5 ans. A l’expiration de ce délai de cinq ans, et sauf contrordre de votre part, les données d’identification de base (nom, prénom, date de naissance, adresse, email, tél, profession) et les données relatives à votre profession (diplôme) et parcours de formation (certificats de formation, actes d’accomplissement, mémoires), seront archivées par le CIRDH-FV, pour satisfaire aux obligations de droit et de responsabilité pour une durée de 15 ans, avant d’être supprimées définitivement à l’issue de ce délai. Cette durée pourra être prolongée le cas échéant, en cas de survenance d’évènements qui pourraient venir interrompre ou suspendre le délai de prescription, y compris pour la gestion des demandes d’exercice de droits.
Gérer la création et le suivi de votre espace adhérent	Lié la cotisation annuelle	Les données personnelles sont conservées pour une durée de 18 mois à compter de la création d’un compte utilisateur adhérent et tant que vous conserverez la qualité d’adhérent au CIRDH-FV. A l’issue de cette période, ou si vous perdez la qualité d’adhérent, les données seront définitivement supprimées du Site internet par le CIRDH-FV.
Gérer la création et le suivi de votre espace professionnel adhérent avec votre inscription sur les listes des praticiens référencés sur le site internet : PPN – PSY – SYN – PUER – OBS	Lié la cotisation annuelle et selon les conditions d’inscription pour figurer sur la liste des praticiens	Les données personnelles sont conservées pendant toute l’année d’adhésion et sont supprimées sur demande ou à l’expiration d’un délai de 18 mois.
Constituer un fichier d’adhérents et anciens adhérents.	Poursuite des intérêts légitimes du CIRDH-FV à développer et promouvoir son activité Obligation légales et réglementaires du CIRDH-FV	Les données sont conservées pendant toute l’année d’adhésion. A l’expiration d’un délai de 18 mois et sauf contrordre de votre part, les données d’identification de base (nom, prénom, date de naissance, adresse, email, tél, profession) et les données relatives à votre profession (diplôme) et parcours de formation (certificats de formation, actes d’accomplissement, mémoires), seront archivées par le CIRDH-FV, pour satisfaire aux obligations de droit et de responsabilité pour une durée de 15 ans, avant d’être supprimées définitivement à l’issue de ce délai. Cette durée pourra être prolongée le cas échéant, en cas de survenance d’évènements qui pourraient venir interrompre ou suspendre le délai de prescription, y compris pour la gestion des demandes d’exercice de droits.
Nous permettre de satisfaire à nos obligations de justification de la réalité des actions de formation dispensées, telles que précisées aux articles L.6362-6 et suivants du Code du Travail.	Obligations légales et réglementaires du CIRDH-FV	Les données personnelles sont conservées pendant toute la relation contractuelle, puis archivées pour une durée de 5 ans. A l’expiration de ce délai de cinq ans, et sauf contrordre de votre part, les données d’identification de base (nom, prénom, date de naissance, adresse, email, tél, profession) et les données relatives à votre profession (diplôme) et parcours de formation (certificats de formation, actes d’accomplissement, mémoires), seront archivées par le CIRDH-FV, pour satisfaire aux obligations de droit et de responsabilité pour une durée de 15 ans, avant d’être supprimées définitivement à l’issue de ce délai. Cette durée pourra être prolongée le cas échéant, en cas de survenance d’évènements qui pourraient venir interrompre ou suspendre le délai de prescription, y compris pour la gestion des demandes d’exercice de droits.
Gérer les demandes d’exercice de droits	Obligations légales et réglementaires du CIRDH-FV	Les données sont conservées seulement pendant le temps nécessaire pour répondre à une demande d’exercice de droits.

Qui sont les destinataires de vos données ?

Les salariés du CIRDH-FV en leur qualité de formateur ;
Les membres du Conseil d’Administration du CIRDH-FV ;
Nos sous-traitants :
Prestataire d’hébergement (SAS OVH dont les serveurs sont localisés en France)
Outils de back-office (Sellsy)
Prestataire informatique du cloud, réseau et téléphonie du CIRDH-FV (Easy informatique)
Graphiste et informaticien du Site
Commissaire aux Comptes
Cabinet comptable du CIRDH-FV
Plateforme scientifique CAIRN
Banque Crédit Agricole
Plateforme de diffusion SMASH
Fournisseur ménage ETANEUF
Assureurs du CIRDH-FV
Organismes financeurs :
Entreprises pour la formation de leurs salariés ;
Les pouvoirs publics pour la formation de leurs agents et de publics spécifiques ;
Les organismes de financement (OPCO, ANFH, FIFPL) ;
Les associations fédérées par le CIRDH-FV si l’adhérent est issu du pays concerné :
L’ASH en Suisse
La FUNDACION DE LA HAPTONOMIA – CIRDH) en Espagne.
Les réseaux sociaux LinkedIn, Facebook et Instagram, Youtube
Les autorités de contrôle dument habilitées par les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Vos données sont-elles susceptibles d’être transférées en dehors de l’Union européenne ?

Vos données sont conservées et stockées pendant toute la durée des traitements sur les serveurs de la Société OVH, situés dans l’Union européenne.

Vos données sont susceptibles de faire l’objet de transferts hors de l’Union européenne. Dans ce cas, le transfert de vos données est sécurisé au moyen des outils suivants :

Soit ces données sont transférées dans un pays ayant été jugé comme offrant un niveau de protection adéquat par une décision de la Commission européenne ;
Soit, nous avons conclu avec nos sous-traitants un contrat spécifique encadrant les transferts de vos données en dehors de l’Union européenne, sur la base de clauses contractuelles types entre un responsable de traitement et un sous-traitant, approuvées par la Commission européenne ;
Soit, nous avons recours aux garanties appropriées prévues par la réglementation applicable.

Mesures de sécurité techniques et organisationnelles

Le CIRDH-FV accorde une importance particulière à la sécurité de vos données personnelles.

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées au degré de sensibilité des données personnelles, en vue d’assurer l’intégrité et la confidentialité de vos données, de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte accidentelle, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.

A ce titre, le CIRDH-FV prend des précautions utiles telles que :

– la protection physique de ses locaux (Porte blindée avec serrure sécurisée. Clés à destination des membres du collège des référents, sur demande (document signé). Utilisateurs habilités : Membres du CA-Collège des référents / Salariés en CDI / Femme de ménage (société fournisseur). Les armoires et coffre-fort sont fermés à clé. Les clés ne sont disponibles que sur demande auprès du secrétariat ou de la direction. Utilisateurs habilités : Salariés en CDI et membres du CA- Collège des référents sur demande).

– La mise en place de procédés d’authentification avec accès sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels supervisés par une société de service informatique (chaque utilisateur bénéficie d’un accès sécurisé, supervisé par la société fournisseur en informatique depuis septembre 2022.Utilisateurs habilités : Salariés en CDI.)

– La mise en place de profils distincts sécurisés est active. (Des procédés de récupération des données personnelles, le stockage de vos données sur un cloud sécurisé sont traités et supervisés par la société informatique Utilisateurs habilités : Salariés en CDI).

– L’encadrement des mobiles multifonctions (smartphones), ordinateurs portables ou clés USB et les procédures de sauvegardes régulières et de récupération des données en cas d’incident sont mises en place. (Tout le système de téléphonie IP et les portables sont supervisés par fournisseur en informatique, avec un accompagnement à la demande et une récupération des données possible (stockage sur cloud sécurisé). Leur usage est encadré puisque tous les utilisateurs sont formés par fournisseur en informatique, en fonction des besoins. Une procédure de bonne pratique est communiquée aux différents utilisateurs. Les sauvegardes sont automatiques et toutes les données sont stockées sur un cloud, sécurisé par un fournisseur en informatique. Un ordinateur portable autonome est disponible avec des données stockées limités pour les intervenants référents. Utilisateurs habilités : Salariés en CDI, intervenants formateurs référents).

– Le site web utilise un protocole sécurisé pour les pages sur lesquelles sont affichées ou transmises des données personnelles (Le site internet haptonomie.org propose un accès intranet avec authentification par mot de passe des adhérents, formulaire en ligne donnant l’accès aux pré-inscriptions aux formations. Un prestataire externe s’occupe de la gestion sur demande du site et de sa sécurité).

– Les membres de l’association sont sensibilisés à la protection de la vie privée. Une procédure informatique en lien avec la politique RGPD du CIRDH-FV est diffusée en interne via l’intranet auprès des différents utilisateurs membres actifs du CIRDH-FV.

Quels sont vos droits sur vos données ?

Vous disposez des droits suivants s’agissant de vos données à caractère personnel :

Droit à l’information : c’est justement la raison pour laquelle nous avons rédigé la présente politique. Ce droit est prévu par les articles 13 et 14 du RGPD.
Droit d’accès : Vous avez le droit d’accéder à tout moment à l’ensemble de vos données personnelles, en vertu de l’article 15 du RGPD.
Droit de rectification : Vous avez le droit de rectifier à tout moment vos données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes conformément à l’article 16 du RGPD
Droit à la limitation : Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles dans certains cas définis à l’article 18 du RGPD.
Droit à l’effacement : Vous avez le droit d’exiger que vos données personnelles soient effacées, et d’en interdire toute collecte future pour les motifs énoncés à l’article 17 du RGPD
Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), si Vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation des textes applicables, conformément à l’article 77 du RGPD.
Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre mort, conformément à l’article 40-1 de la loi informatique et libertés.
Droit de retirer votre consentement à tout moment : pour les finalités fondées sur le consentement, l’article 7 du RGPD dispose que Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement effectué avant le retrait.
Droit à la portabilité : selon certaines conditions précisées à l’article 20 du RGPD, Vous avez le droit de recevoir les données personnelles que Vous Nous avez fournies dans un format standard lisible par machine et d’exiger leur transfert au destinataire de votre choix.
Droit d’opposition : en vertu de l’article 21 du RGPD, Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Notez toutefois que Nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez exercer ces droits en Nous écrivant aux coordonnées ci-dessous. Nous pourrons Vous demander à cette occasion de nous fournir des informations ou documents complémentaires pour justifier de votre identité.

Point de contact en matière de données personnelles

Courriel de contact : cirdhfv@haptonomie.org
Adresse de contact : CIRDH Frans Veldman – 9 bis Villa du Bel Air – 75012 PARIS

Modifications de la Politique

Nous pouvons modifier à tout moment la présente politique, afin notamment de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Ces modifications s’appliqueront à la date d’entrée en vigueur de la version modifiée. Vous êtes donc invité à consulter régulièrement la dernière version de cette politique. Néanmoins, Nous Vous tiendrons informé(e) de toute modification significative de la présente politique de confidentialité.

Entrée en vigueur de la présente Politique : 24/06/2024

Date de dernière mise à jour de la présente Politique : 24/06/2024